Quais as vantagens de investir em scanners profissionais?

Uma boa maneira das empresas se tornarem mais eficientes e reduzir custos é digitalizando seus documentos em papel. Por meio de scanners profissionais, você não gastará mais nenhum minuto tentando localizar documentos em meio a diversos papeis.

Os documentos que foram digitalizados e armazenados digitalmente durarão muito tempo. Além disso, não se deterioram com o tempo, como costuma acontecer quando os documentos em papel passam por diferentes mãos. Muitos anos após a digitalização de um documento, ele ainda permanece em sua condição original. 

Confira mais três razões pelas quais investir na digitalização é uma opção eficiente para empresas. 

Por que ter scanners profissionais?

Maior segurança

A digitalização de seus documentos oferece maior segurança, tranquilidade e conformidade com a proteção de dados para os negócios. Dessa maneira, graças a um scanner profissional, eles podem ser armazenadas com segurança em um sistema de gerenciamento de documentos online. Ainda é possível definir o nível de acesso de segurança de acordo com o usuário ou da função por ele exercida. Os documentos podem ser facilmente compartilhados com os usuários em vários escritórios e locais, fornecendo acesso seguro e flexível.

É possível fazer backup regularmente de documentos digitais, proporcionando continuidade aos seus negócios. Nesse sentido, para empresas que gostam de confiar em seus próprios métodos de backup, um documento digitalizado ainda é uma opção melhor do que um documento em papel. Se um documento digitalizado é salvo em um computador e os arquivos são copiados em CDs, DVDs ou um cartão de memória, e mesmo que o computador sofra uma falha fatal, isso não será catastrófico. Para qualquer empresa, a perda permanente de documentos pode ser traumática e ter um impacto financeiro significativo. As chances de isso acontecer são muito maiores com documentos em papel do que com documentos que foram digitalizados e copiados.

O meio ambiente agradece

Em uma era cada vez mais ecológica, a digitalização de seus documentos ajuda a empresa a ter um escritório sem papel. Isto é, com menos papel produzido, você ajuda a preservar o meio ambiente e também ajuda a reduzir os custos de negócios com fotocópias e avisos. O transporte físico de documentos também pode ser cortado, ajudando na redução de emissão de gás carbônico. 

Na TechCD estamos cientes do impacto do papel em nosso ambiente. A função de digitalização permite, portanto, facilitar a sua vida diária no escritório, mas também promover o desenvolvimento sustentável e limitar o consumo de papel. Certifique-se de digitalizar os documentos sempre que quiser imprimi-los. 

Melhora o atendimento ao cliente e economiza tempo

Muitas empresas gastam muito tempo pesquisando a papelada em busca de informações do cliente, o que pode atrasar os projetos e afetar o tempo de resposta do serviço ao cliente. Sob o mesmo ponto de vista, você pode escolher como deseja que seus documentos digitalizados sejam organizados, seja por nome do cliente, data, etc. A criação de uma pasta relevante ou o recurso de pesquisa do computador significa que a localização de um determinado documento digitalizado será alcançada de maneira rápida e fácil.

Ao longo de um ano, a quantidade de tempo economizada nas pesquisas de documentos será considerável e ajudará a eficiência de uma empresa. Logo, agora você poderá encontrar documentos relacionados de anos ou décadas atrás com apenas alguns cliques do mouse.

Na TechCD trabalhamos com os scanners profissionais Epson que oferecem alta qualidade, velocidade e máxima eficiência. Para usuários sofisticados, também têm características avançadas e soluções de software de última geração. Entre em contato conosco!